Cada día las organizaciones enfrentan retos que deben solucionar para satisfacer las necesidades de sus clientes y cumplir sus propios objetivos de negocio. La integración de los diferentes departamentos permite disminuir los reprocesos y aumentar la certeza en la toma de decisiones.

Apoyarse en herramientas tecnológicas resulta fundamental para aquellas compañías que deseen garantizar la efciencia en sus operaciones, gestionar los negocios con base en información confable y minimizar los errores En miras de gestionar las áreas fnancieras, comerciales, de operaciones, industriales, de RRHH y nómina o bien las áreas de gestión y de servicio al cliente, las empresas disponen de los Sistemas tipo ERP Contar con esta herramienta no solo garantiza la seguridad en la información, sino que también rentabiliza la inversión y simplifca las operaciones diarias en los diferentes equipos de trabajo.

¿Qué es un ERP?

Un Software ERP (Enterprise Resource Planning) por sus siglas en inglés, es un conjunto de sistemas de información que permite la gestión efciente a lo interno de las compañías. Los Sistemas de Gestión Empresarial cuentan con una estructura modular, están conformados por las diferentes áreas que componen una compañía y se pueden adquirir conforme a las necesidades que presentan estas. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada, pero con componentes que se pueden trabajar individualmente o de forma integrada. Estas herramientas, al adaptarse a cualquier tipo de empresa, logran optimizar los recursos, procesos y operaciones, además permiten, satisfacer las necesidades de todos los niveles organizativos sin importar el giro de negocio o tamaño de la empresa.

¿Cómo elegir correctamente un ERP?

Los diferentes procesos de las empresas, se ordenan y unifican en un ERP, este almacenamiento de información mejora la toma de decisiones, automatiza los departamentos de las compañías y reduce los reprocesos. Debido a la importancia que tienen estas herramientas dentro del desempeño óptimo en las organizaciones, saber elegir esta herramienta, se convierte en un paso fundamental antes de realizar la inversión.

Destacamos 7 elementos claves que debes considerar:

1 Compromiso Directivo: es fundamental para el éxito en la implementación. Nos referimos a la buena disposición de la alta dirección para asignar los recursos requeridos e implementar los cambios y buenas prácticas que implican estas herramientas

2 Acompañamiento: Busca un proveedor que te ofrezca acompañamiento en todo el proceso Los años de experiencia y casos de éxito de éste son fundamentales.

3 Compatibilidad: Un ERP se convierte en una de las principales fuentes de información por lo que debe estar abierto a integrarse con los otros sistemas de información de tu compañía.

4 Seguridad: los ERP deben garantizar la seguridad de datos, de manera que estos sean reales y que muestren un panorama exacto de la empresa.

5 Utilidad: estos sistemas deben responder a los objetivos de negocio. Hoy en día existen softwares que no necesariamente cumplen con este escenario.

6 Cloud: estas aplicaciones ofrecen la ventaja de realizar pagos mensuales o anuales.

7 Escalabilidad: Busca programas que te permitan aumentar los módulos o áreas conforme tu empresa crezca.

Beneficios de un Sistema de Gestión Empresarial

Un Software les promete a las compañías en Latinoamérica, la posibilidad de optar por una solución integral, modular y escalable, rentabilizar su inversión y crecer al lado de grandes compañías que apuestan sus inversiones en esta tecnología Algunas ventajas:

• Ordena y facilita la gran cantidad de información de una compañía en una misma plataforma • Planeación anticipada para la toma de decisiones y adelantarte a las necesidades de tus clientes Es el complemento ideal para el tratamiento efectivo de datos • Automatiza los procesos con el objetivo de crear una estructura efectiva, práctica y ágil para los usuarios Eliminarás los trabajos duplicados y la información redundante • Capacita a tu personal en un solo sistema, así evitarás los reprocesos de utilizar diferentes softwares • Comprobar la efciencia de tu personal es más fácil al contar con alertas e informes del estado de tu negocio • Cumplimiento de normas locales que responden a la legislación vigente y tienen la capacidad de adaptarse a nuevas normativas • Seguridad en los datos que se generan en tu empresa, por lo que es importante protegerlos Para evitar este panorama, algunos ERP están disponibles en la nube • Evaluación continua en el desempeño y los resultados que se han obtenido durante periodos específcos • Información actualizada pues los diferentes procesos en tu empresa estarán nutridos constantemente con información sobre la situación de producción, inventario, almacenes, cuentas por pagar, entre otros.

¿Cuándo se debe implementar esta tecnología en las organizaciones?

Al ocupar un cargo de alto rango es necesario estar al tanto de todo lo que sucede dentro y fuera de tu organización, un ERP viene a ser esa herramienta que se convierte en tu aliado para conocer los datos fnancieros, las facturaciones en ruta, el control de nómina y muchos datos más que harán que tu empresa obtenga mejores resultados.

Los ERPs son herramientas que generan grandes ahorros en tiempo, protegen contra pérdidas como las relacionadas con obsolescencia, robo y caducidad, entre otras; facilitan la obtención de información correcta y oportuna para la toma de decisiones y apoyan el control interno dentro de las organizaciones. Si además los ERPs se integran con herramientas como los CRMs y herramientas de inteligencia de negocios, se logra tener una visión integral de la compañía, contando con información disponible prácticamente en tiempo real para la toma de decisiones. El mejor momento para realizar la inversión de un ERP, es cuando las compañías empiezan sus planes de expansión ya que el sistema soporta el crecimiento del negocio Al realizar esta inversión, el tamaño de la empresa no es un factor tan relevante como sí lo es la visión estratégica del negocio Sin embargo, también es oportuno si los sistemas actuales no están ayudando a cumplir los objetivos del negocio. El conocimiento sobre tu compañía te llevará a tener un panorama más claro sobre la industria en la que luchas por mantenerte como #1 y en la que cada movimiento que hagas tendrá un resultado.

Relación Costo-Beneficio de un ERP

Según un estudio realizado por Aberdeen Group 9 de cada 10 empresas del sector industrial habían implementado soluciones ERP para mejorar sus procesos y maximizar la utilización de sus recursos No obstante, adquirir esta tecnología supone una inversión que se debe justificar y planificar de acuerdo a los gastos operativos comparados con el rendimiento de la inversión previsto (ROI por sus siglas en inglés). Cuando el ROI es superior al coste total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés), la utilización de un ERP debe incidir positivamente en los beneficios que la organización obtendrá. Analizaremos a continuación los posibles factores a considerar antes de realizar esta inversión y compararemos con los beneficios propios un ERP:

Posibles costos:

• Adquisición de un ERP: es necesario determinar cuánto costará implementar estas soluciones ¿Mejorará un Software de Gestión Empresarial el desempeño y la calidad de mis colaboradores? ¿La tecnología existente en la empresa es óptima para soportar el sistema?.

• Personalización de la solución: ¿Mi empresa se ajusta a un ERP estándar o requiero la personalización del sistema? En caso de optar por la segunda opción, es necesario que se identifquen aquellos factores que pueden incidir directamente en el costo total del proyecto.

• Actualizaciones del software: ¿con qué frecuencia debo actualizar el ERP? ¿Estos procesos son gratuitos? ¿Requiero de un personal técnico para realizar estos ajustes?.

• Consolidación de información: como ya se sabe un sistema de inteligencia de negocios permite administrar todas las áreas de la compañía en un mismo dashboard Sin embargo, vale la pena conocer si esto tendrá un impacto económico en la retirada de los antiguos procedimientos de la organización.

• Capacitación de personal: ¿cuánto tiempo suponen estas capacitaciones? Hay que considerar la necesidad constante de entrenar al personal cada vez que sea necesario ¿Cuál es el costo aproximado de esta inversión?.

• Gastos imprevistos: al revisar los procesos operativos e introducir un nuevo método de trabajo, es más que probable que haya costes que no se presupuestaron.

Posibles Beneficios:

• Sistematización de proyectos: incluir un ERP repercute positivamente en la simplificación de los procedimientos, la reducción del trabajo manual y la obtención de mejores resultados.

• Uso de inteligencia de negocios: un ERP será un repositorio de toda la información generada en la organización Mantener estos datos en tiempo real te permitirá saber con exactitud el rendimiento de los departamentos y aumentará la eficiencia en la toma de decisiones.

• Aumento de productividad: Una inversión de este tipo justifica la reducción de tareas manuales El impacto directo sobre tu personal puede resultar altamente beneficioso pues estos se centrarán en tareas que añaden valor.

• Fiabilidad de información: Una de las principales ventajas de un ERP es detectar información errónea dentro de la compañía Con un software de este tipo, las empresas se aseguran que los resultados de los diferentes departamentos sean certeros, cumpliendo con el análisis exacto de los datos suministrados.

• Medición de objetivos clave: definir qué quiero lograr con un ERP es fundamental para buscar los beneficios concretos Una vez superada esta etapa, los sistemas de gestión empresarial trabajarán en consecución de los mismos.

Conseguir el máximo valor de un ERP

Si un Sistema de Gestión Empresarial se implementa correctamente, las compañías podrán realizar revisiones periódicas de los procesos tomando en cuenta datos estadísticos y la opinión de los colaboradores. El reto para las organizaciones consiste en maximizar los diferentes usos que esta herramienta ofrece. Con forme su personal esté capacitado, los resultados serán más tangibles y asegurarán la inversión.

Algunos ejemplos:

• Corporación CEK, empresa líder en proveer soluciones y servicios de limpieza, desinfección y mantenimiento en Costa Rica y Centroamérica, disminuyó procesos en producción de hasta 5 horas en 40 minutos con Softland ERP. • Grupo Florex, empresa dedicada a la producción y comercialización de productos de limpieza orgánicos en Costa Rica, logró aumentar sus ventas año tras año casi en un 30%. • Atrevia, consultora global de Relaciones Públicas, logró su proceso de internacionalización en más de 11 países gracias a Softland ERP. • Redondos Alimentos en Perú, ha logrado sistematizar el pago de su planilla gracias al sistema de gestión empresarial que ofrece Softland.

Para las empresas, contar con un sistema de información que les apoye en el control de proyectos es vital El mundo de los negocios es muy dinámico y requiere de sistemas que les provea información oportuna y veraz; a través de la cual, se tenga absoluta claridad de la rentabilidad de sus operaciones. Afirmó Hubert Arias, director general de Softland Costa Rica y República Dominicana.

Ventajas de la movilidad ERP

Mantener la competitividad en el mercado hace que las compañías se ajusten a las circunstancias y factores que la globalización determina Este escenario conlleva prever el fujo de trabajo en las compañías y adaptarse a las nuevas tecnologías disponibles que buscan generar oportunidades para concretar el crecimiento de las empresas. Encaminar tu negocio con un Software ERP será la mejor opción para buscar el éxito. Las distintas funcionalidades de estos sistemas no solo permiten la mejora continua, sino que determinan la eficiencia de tu personal gracias a los datos en tiempo real que refleja esta tecnología. La tecnología cloud aplicada a los ERP´s abre un sinfín de posibilidades para que tu empresa alcance el máximo nivel organizativo, disfrute de la seguridad en la información y goce de los beneficios de la movilidad.

Te detallamos las 4 principales bondades de los ERP Cloud:

1. ¡Salte de tu oficina! Alojar un ERP en la nube, te permite eliminar la barrera de estar en tu oficina para acceder a la información Realiza consultas de estados financieros, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios y demás funcionalidades al alcance de un clic.

2. Disminuye tu inversión Los sistemas cloud reducen el coste inicial de inversión debido a que no requiere la compra de hardware (servidores).

3. Seguridad Debido a la alianza que se maneja entre Softland y Microsoft Azure, todo el proceso y mantenimiento de la información del cliente cuenta con certificaciones de seguridad.

4. Mejora tu rendimiento La toma de decisiones en tu empresa será mucho más ágil pues dispones de un sistema con información ordenada y garantizada Al contar con un mayor control de tu compañía, el rendimiento será uno de los beneficios de apostar a estas herramientas.

Softland ERP ¡Pensamos en Global y Actuamos en local!

Los productos de software de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) juegan un rol crucial para la pequeña, mediana y gran empresa en Latinoamérica Las soluciones de Softland nacen dentro de este contexto, con la misión de potenciar la urgente transformación que requieren las compañías en Latinoamérica Nuestra filosofía, “pensar en global y actuar en local”, nos ha permitido desarrollar estrategias mundiales de acuerdo a las características propias de cada país.

Ayudamos a las compañías a introducirse en el mundo de las tecnologías de la información, simplificando todos sus procesos empresariales a través de la inversión en soluciones de software de gestión altamente competitivas, por su escalabilidad, modularidad, sencillez, usabilidad, rentabilidad y robustez Contáctanos y conoce nuestras soluciones para integrar en un mismo sistema las áreas financieras, comerciales, operacionales, industriales, de RRHH y de gestión en tu compañía.