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Cambios Sistema Recursos Humanos

Versión: OT 004.501.005

Plataforma: ERP

IA/OT: IA 52386

Informativo N°20, agosto/2019

 

 

Procesos/Opciones Afectados:

 

Portada sistema de Recursos Humanos

Parámetros/Control de Asistencia

Fichas

Captura Eventos en Línea/Traspaso Información en Línea

Portal del Empleado

 

 

Objetivo:

Por disposición de la Dirección del Trabajo (DT) según ORD. N°1140/27 de la Dirección del Trabajo), se incorporan modificación al sistema de Recursos Humanos para cumplir con dicha normativa. Para esto es necesario que las marcaciones de los empleados en Reloj Control (solo modelos CAMSYSTEM, MICROCONTROL), debe quedar disponible en línea tanto para el trabajador como para un fiscalizador de la DT.  Además, se debe dejar evidencia del registro de cada marcación, para esto se habilita en la ficha del empleado la posibilidad de imprimir el ticket de marcación o el envío de correo electrónico con la marcación.

Esto queda como un servicio adicional que presta Softland a los clientes, por lo que el cliente debe contar con el Plug In correspondiente para poder funcionar con estas nuevas funcionalidades.

Otra exigencia para contar con la solución para el cliente, es que debe contar con el Módulo de Portal del Empleado.

 

Detalle de cambios:

 

Generalidades

 

Las nuevas exigencias según ORD. N°1140/27 de la Dirección del Trabajo que se pueden encontrar en el siguiente link http://www.dt.gob.cl/legislacion/1611/w3-article-108670.html, en resumen son las siguientes:

 

·         Evidencias de marcación (Ticket impreso o correo electrónico)

·         Revisión de marcaciones en línea por parte del empleado

·         Revisión de marcaciones en línea por parte del fiscalizador DT

·         Registro de marcaciones fallidas

·         Alternativa de marcaciones con contraseña

·         Procedimiento de continuidad en caso de falla

·         Procedimiento de respaldos

·         Procedimiento de manejo de LOG de marcaciones

·         Servidores replicados

 

NOTA: Esta funcionalidad estará disponible como un servicio prestado por Softland, donde todas las marcaciones de todas las empresas que soliciten este servicio, quedarán sus datos guardados en un CLOUD dispuesto por Softland para este efecto, el cliente no requiere de nuevos servidores o ambiente especial para funcionar con esta nueva modalidad.

 

 

Parámetros Control de Asistencia

 

Si se ha instalado el Plug In de Recursos Humanos, el usuario podrá ingresar a los “Parámetros” de opción de menú “Control de Asistencias”, donde se desplegará la siguiente pantalla:

 

 

Al presionar OK, se despliega la siguiente pantalla:

 

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Aquí el usuario debe ingresar todos los datos que serán usados para el envío de correos a los empleados por las marcaciones en línea, para el RUT asociado a la empresa.

 

Mantención de Relojes

 

El usuario debe definir el o los relojes que utilizará para realizar las marcaciones, que por ahora son los modelos CAMSYSTEM y MICROCONTROL, para esto debe ingresar a la opción Mantención de Relojes y agregar los que disponga, como lo muestra la imagen siguiente:

 

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En las siguientes imágenes se muestra la definición de los relojes de los modelos mencionados:

 

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Ficha de Empleados

 

En la definición de fichas se debe indicar en la pestaña Control Horario, el reloj en el que marcará el empleado y la forma en que tendrá la evidencia de su marcación (Ticket impreso o correo electrónico), como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

Además, deberá asignar un usuario con el que podrá acceder al Portal del Empleado, como lo muestra la imagen siguiente:

 

 

 

Traspaso de Información en Línea y Captura de Eventos en Línea

 

Se agregan 2 nuevas opciones en el menú “Control de Asistencia/Conexión con Relojes” que se llaman “Captura Eventos en Línea” y “Traspaso de Información en Línea”, como se muestra en la siguiente imagen:

 

 

La opción “Traspaso de Información en Línea”, traspasa los datos al reloj y al CLOUD dispuesto por Softland, para rut de empresa seleccionado como lo muestra la imagen siguiente:

 

 

 

Enrolar empleados en relojes

 

El encargado de RRHH deberá proceder con el enrolamiento de los usuarios a los relojes Camsystem y Microcontrol que disponga el cliente, siguiendo los procedimientos de cada reloj para estos efectos.

Con esto ya se está en condiciones de comenzar a usar las marcaciones en línea.

 

Correos recibidos por empleado

 

Cuando el empleado marque y tenga definido que su evidencia de marcación es un correo, recibirá un correo similar a la imagen que se muestra a continuación:

 

 

 

Impresión de recibo

 

Cuando el empleado marque y tenga definido que su evidencia de marcación un ticket impreso, el rejor imprimirá un ticket similar a la imagen que se muestra a continuación:

 

 

Captura de Eventos en Línea

 

Para que los eventos que han quedado en el CLOUD de Softland se reflejen en el sistema de Recursos Humanos ERP de Softland, el usuario debe proceder a ingresar a la opción “Captura Eventos en Línea” como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

Podrá capturar los “Eventos Nuevos” (nunca antes capturados) o los “Eventos Históricos” (eventos capturados anteriormente), ambos podrán ser capturados en el rango de fechas indicado desde el CLOUD de Softland.

 

Este proceso elimina los “Eventos en Línea” y lo deja como “Eventos Históricos”, todo esto en el CLOUD de Softland.

 

Con esto realizado el encargado de RRHH podrá tener los registros de marcación del CLOUD de Softland disponible en el sistema de Recursos Humanos ERP de Softland.

 

Portal del Empleado

 

El empleado para poder ver sus marcaciones en línea, debe ingresar al sistema de Portal del Empleado con la clave dispuesta en su ficha para esto, ingresando a la URL correspondiente, como lo muestra la imagen siguiente:

 

 

Una vez dentro del sistema de Portal del Empleado, debe ingresar a la opción “Control de Asistencia” que se destaca en la siguiente imagen:

 

 

Luego debe seleccionar la opción “Marcaciones en Línea” como lo destaca la siguiente imagen:

 

 

Al ingresar se despliega la imagen que se muestra a continuación, donde debe agregar rango de fechas y presionar botón “Actualizar Listado” para tener pantalla sus marcaciones en línea:

 

 

 

Acceso Portal del Fiscalizador

 

El Fiscalizador de la Dirección del Trabajo podrá acceder a todas las bases de datos disponibles en el CLOUD de Softland para ver las marcaciones en línea en la siguiente la dirección WEB cloudws.softland.cl/PortalFiscalizador como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

El usuario será el rut de la empresa y la password será asignada por Softland cuando sea requerida.

 

Una vez ingresado el rut y psw, el Fiscalizador verá la siguiente pantalla, donde podrá seleccionar a cualquier empleado de la empresa seleccionada:

 

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