Cómo generar los Certificados de Rentas y Declaración Jurada al 2020

Fecha última Actualización: 11/febrero /2020 

 

Objetivo: Este documento pretende proporcionar al usuario la información necesaria para la correcta emisión de certificados de Renta y declaraciones Juradas en el sistema de Recursos Humanos Softland.

 

Este procedimiento está compuesto de:

1.            Información para la emisión de certificados de Renta

2.            Información para la emisión de Declaraciones Juradas

3.            Envío de información al servicio de impuestos internos SII.

 

1.  información para la emisión de CERTIFICADOS DE renta

Datos importantes de considerar:

 

¿Qué año de emisión se debe indicar al emitir los certificados de renta?

El año de emisión que debe indicar es 2019, los certificados de renta siempre se emiten para el año recién cerrado.

 

¿Qué significa el término PROVISORIO en recursos humanos?

Es importante mencionar que cada año el Servicio de Impuestos internos, entrega nuevas rutinas de validación que se deben incorporar al Sistema de Recursos Humanos, por lo tanto, mientras estas rutinas no sean incorporadas por Softland y Certificadas por SII, usted podrá emitir los certificados sólo de manera PROVISORIA. La versión para las declaraciones del año 2020 del sistema de Recursos Humanos (Sueldos) es la versión 4.511.001 en adelante.

 

¿Qué año de emisión se debe indicar al generar la Declaración Jurada?

El año de la declaración jurada es 2020, año que se está tributando o informando las rentas del año anterior.

 

Entonces:

Año de emisión de Certificados = 2019

Año de Declaración Jurada = 2020.

El proceso de emisión de certificados de renta, es un proceso que requiere de algunos parámetros que usted debe revisar antes de emitir los certificados de renta:

TOPICOS A REVISAR

VARIABLES EXIGIDAS A ASIGNAR PARA EMISION DE CERTIFICADOS

DEFINICION DE LAS VARIABLES QUE COMPONEN EL CERTIFICADO

EMISION DE CERTIFICADOS

 

El sistema de recursos humanos, maneja hasta 24 meses en línea (totalidad de la información), por lo que el cálculo de sueldos llena mensualmente las variables (definidas en variables exigidas por el sistema), las cuales pueden ser re-liquidadas directamente por el sistema en cualquier momento.

 

DESCRIPCION DE LAS VARIABLES EXIGIDAS: Recuerde que debe asignar las variables para cada mes del año que desea emitir los certificados.

 

n  HONORARIO BRUTO: Es una variable de tipo valor, formato numérico y en el caso que maneje Honorarios en el sistema de Recursos Humanos, se ingresa el valor bruto del Honorario.

n  PARTICIPACIÓN O ASIGNACIÓN BRUTA: Corresponde a la variable donde el sistema registra las utilidades a las que tiene derecho un socio por su aporte de participación en la empresa.

 

n  SUELDO BRUTO:  Es una variable fórmula la cual suma el total de los Haberes Imponible como:

 

Ø  Sueldo base mensual

Ø  Horas Extras

Ø  Gratificación

Ø  Comisión

Ø  Bono Imponible

Ø  Aguinaldo

 

n  COTIZACION PREVISIONAL: Esta es una variable fórmula la cual suma los descuentos previsionales tales como:

Ø  AFP

Ø  Salud Isapre con Tope

Ø  INP

Ø  Seguro Cesantía trabajador

Ø  APV

 

n  JORNADA LABORAL SEGÚN CONTRATO: Se deberá indicar lo siguiente:

0=No Agrícola Completa, al trabajador que prestó servicios a tiempo completo, según estipula el respectivo contrato de trabajo, entendiendo por tal aquellas prestaciones que superan 30 horas semanales.

1=No Agrícola Parcial, si el trabajador ha prestado servicios a tiempo parcial.

2=Agrícola Completa, al trabajador que prestó servicios a tiempo completo, según estipula el respectivo contrato de trabajo, entendiendo por tal aquellas prestaciones que superan 30 horas semanales.

3=Agrícola Parcial, si el trabajador ha prestado servicios a tiempo parcial.

4=Autoridad de Gobierno, según se señala en el artículo 52 bis de la LIR.

5=Senadores y Diputados.

 

 

Recuerde que:

-         Si un trabajador tiene jornada completa según contrato, NO importa si tiene permiso de varios días sin goce de sueldo, su jornada sigue siendo considerada Completa.

-         Si un trabajador tiene jornada completa según contrato y tiene licencias de varios días en el mes, su jornada sigue siendo considerada completa.

-         Si un trabajador está contratado a tiempo parcial (menos de 30 horas semanales), pero por necesidades de la empresa ha tenido que trabajar más de 30 horas semanales durante dicho mes, su jornada sigue siendo considerada parcial (según contrato)

-         Se entenderá como trabajador agrícola aquél contribuyente del inciso tercero del artículo 2 N° 1 de la Ley sobre Impuestos a la Renta, por lo cual, trabajador no agrícola es todo aquél que no cumpla con el requisito anterior.

 

n  HONORARIO BRUTO POR SERVICIOS EN ISLA DE PASCUA:  Es una variable de tipo valor, formato numérico y en el caso que maneje Honorarios por Servicios en la Isla de Pascua en el sistema de Recursos Humanos, se ingresa el valor bruto del Honorario por Servicios en la Isla de Pascua.

 

 

Antes de hacer la emisión de Certificados de Renta, debe asegurarse que estén bien ingresados los factores de IPC para el año 2019.

 

En la siguiente tabla se presentan los porcentajes de corrección monetaria para término de giro para los meses del año 2019.  Esta información está publicada en la WEB del SII

http://www.sii.cl/valores_y_fechas/correccion_monetaria/correccion2019.htm

 

Por ejemplo:

El porcentaje de actualización del mes de Julio 2019 es 1.3

El valor a ingresar en la tabla de IPC en el sistema Softland es de 1.013 valor que se obtiene de la siguiente manera:

(1.3/100)+1= 1.013

 

 

 

Una vez ingresado los valores de IPC, ingresar a la opción Emisión de Certificados.

 

Tal como se señaló al principio de este documento, el año de los certificados debe ser 2019. Al generar los certificados de sueldos, pensiones y Jubilaciones, el sistema solicitará dos variables que se detallan a continuación.

 

 

Las variables obligatorias son:

 

n  MAYOR RETENCIÓN: Es una variable de tipo numérica, permanente valor. Aunque no exista ningún trabajador con Mayor Retención, esta variable debe existir.

 

n  RENTA EXENTA: Deberá anotarse la suma de las cantidades que durante el año hayan sido pagadas al trabajador y que, de acuerdo con la Ley de Renta, corresponden a rentas exentas del Impuesto Único de Segunda Categoría.

 

n  RENTA NO GRAVADA: Deberá anotarse la suma de las cantidades que durante el año hayan sido pagadas al trabajador y que de acuerdo con la Ley de Renta correspondan a ingresos no renta, no gravadas con el Impuesto Único de Segunda Categoría, exceptuando las cotizaciones previsionales y de salud de carácter obligatorio y/o voluntario, así como las rentas acogidas al D.L. N°889. Las partidas que se pueden citar, a modo de ejemplo, son: 

Ø  Asignación Familiar (aun cuando no sea de cargo del empleador).

Ø  Beneficios previsionales.

Ø  Cantidades percibidas con motivo de indemnizaciones por años de servicios.

Ø  Becas de estudios.

Ø  Alimentación.

Ø  Movilización o alojamiento proporcionado al empleado u obrero.

 

Las variables opcionales son:

n  REBAJA POR ZONAS EXTREMAS: Esto es en el caso que la empresa este afecta a la franquicia del DL. 889

n  UTILIZA IMPUESTO UNICO DIFERENCIADO (Impuesto Diario o Agrícola): Esto es en el caso que calcule impuesto único diario diferenciado.

A)    Variable que indica fichas que utilizan impuesto único diario: Se debe crear una variable de tipo valor, en donde a las fichas que le calcule este tipo de impuesto le debe ingresar valor 1.

B)    Variable donde se encuentra el impuesto único diario: En la variable que asigne a este ítem, debe indica el monto de dicho impuesto

 

Una vez definidas y asignadas estas variables, deberá seleccionar al personal para quienes se emitirán los certificados de renta, para ello debe ir seleccionando cada ficha y luego pinchar el botón “Agregar”

Para continuar, debe pinchar el botón “Siguiente”.

El sistema una vez que sea certificado por SII de acuerdo a las nuevas normativas de cálculo y validación para el proceso RENTA 2020, entregará esta pantalla donde usted puede indicar el tipo de certificado: Nuevos o ya existentes (refiérase a esto a los certificados que generados con anterioridad para el mismo período).

 

 

Para el caso que sean Certificados nuevos, el sistema otorgará la posibilidad de grabar e imprimir los certificados a pantalla o directo a Excel.  O la otra alternativa es sólo grabarlos (esta opción es utilizada cuando ya se tiene la información totalmente auditada y regularizada).

Bajo esta misma opción, usted puede generar los certificados de manera “Informativo”, a modo de ensayo para validar y hacer los ajustes a la información histórica en caso que sea necesario hasta obtener la información correcta y emitirlos de manera oficial, sólo así podrá pasar al siguiente paso que es la generación de la Declaración Jurada.

Para el caso que usted indique que el tipo de certificado es EXISTENTES, el sistema habilita las opciones de Eliminar Certificados o solo imprimirlos.

Es importante señalar que la opción ELIMINAR CERTIFICADOS, no significa que eliminará la información almacenada como histórica, lo que hace el sistema es eliminar los certificados que fueron generados en una emisión anterior, dando la alternativa de volverlos a generar y repetir este procedimiento cuantas veces sea necesario.  (Opción que se sugiere realizar cada vez que realice alguna modificación en los datos históricos y su posterior cálculo de remuneraciones).

En la etapa final de la generación de Certificados de renta, el sistema entrega el número del primer correlativo disponible para la emisión de los certificados.

Al presionar el botón “Terminar”, el sistema comenzará a generar los certificados y los almacenará en tablas especiales dentro de la base de datos.

 

En el caso que usted haya seleccionado, grabar e imprimir certificado, el sistema entregará a nivel de pantalla el o los certificados generados.

Después de la emisión a pantalla o Excel, el sistema entregará el número del primer correlativo siguiente a imprimir.

Por ejemplo, usted generó los certificados para 34 personas de un total de 100, al término de emisión de los 34 certificados, el sistema entrega como siguiente correlativo a generar el 35.

 

Una vez concluida con éxito la emisión de los certificados, la información está correcta para la Declaración Jurada 2020.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  información para la emisión de declaración jurada

 

Este proceso permite emitir la Declaración Jurada Anual Nº 1887 sobre Rentas, Art. 42 Nº 1 y de Retenciones de Impuesto Único de la Ley de la Renta y Nº 1879 de Declaración Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrán ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado vía Internet al SII.

 

La información que aparecerá en ellos, será obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en el proceso anterior, o bien a través de información capturada directamente en Captura de Declaraciones de Renta.

 

Al ingresar al menú Remuneraciones – Certificados de Renta/Declaraciones Juradas/Emisión Declaración Jurada, se presenta una pantalla que detalla una serie de consideraciones que debe tener presente antes de emitir una Declaración Original.

 

Se presenta la pantalla donde tendrá que indicar el tipo de Declaración Jurada (1887 - 1879) y el tipo de informe a emitir, el cual puede ser Original o Rectificatorio. Y año de Declaración, donde debe ingresar 2020. 

 

 

Certificado Original

 

Corresponde a aquél que se emite por primera vez, basta con elegir esta opción para que se presente una pantalla informando una serie de consideraciones respecto al número de Folio, que se deben tener en cuenta frente a un informe original.

 

 

Consideraciones al emitir una Declaración Original

 

            • El número de folio para una Declaración Original siempre es uno (1).

            • El número de folio de la Declaración no puede ser modificado por usted.

            • Al momento de emitir la Declaración 1, se eliminarán las declaraciones previamente emitidas.

             

 

Nota: Sr. Usuario, si usted seleccionó el año posterior al año tributario habilitado, el sistema desplegará un mensaje informando que será emitida la Declaración Jurada en forma Provisoria, ya que no contempla las nuevas validaciones del SII para el año tributario, tal como se muestra a continuación:

 

Luego aparecerá una pantalla con los datos de su empresa que irán en la Declaración Jurada.

 

Dentro de esta pantalla tendrá que señalar los antecedentes del declarante: Comuna, Correo Electrónico, Número de Teléfono y Número de Fax.

 

Nota: Para el campo teléfono y fax, sólo hay que ingresar los últimos 7 dígitos del número.

 

El correo electrónico del declarante será utilizado por el SII para devolver información vía e-mail en caso de detectar algún error en la Declaración Jurada (este es un dato obligatorio).

 

En este momento se encuentran activos los botones: Atrás para volver a la pantalla anterior, Cancelar, para anular el proceso y Terminar para continuar con el proceso.

 

 

Figura Nº 3

Dentro de esta pantalla podrá optar:

 

            • Generar el archivo para Internet, el cual será emitido para ser enviado al SII. Al optar por esta opción y luego elegir el botón Terminar, el sistema genera 1 archivo con extensión ZIP el cual contiene la información que deberá enviar vía Internet a través de la página del SII; el que estará encargado de validar la información e informar a través de un correo, los errores que se detecten en su Declaración.

 

 

           

     El archivo 11263875.zip corresponde al rut de su empresa sin el dígito verificador.

     Si usted emitirá ambas declaraciones (1879 y 1887), debe tener la precaución de dejar los archivos en carpetas separadas, ya que ambas declaraciones emiten el archivo con el mismo nombre.

     La opción Ver Declaración Jurada, genera un informe con los antecedentes que serán enviados al SII, de tal forma que el contribuyente revise todos los antecedentes y posteriormente genere el archivo para la Internet. Al optar por esta alternativa podrá optar por Vía pantalla o vía Excel.

 

 

• Vista Previa de la información, permite desplegar una vista previa vía Excel, con la estructura y detalle del archivo a enviar al SII (opción habilitada sólo para las Declaraciones Juradas del año tributario, es decir deshabilitada para las Declaraciones Provisorias). Esta vista previa tiene como finalidad confirmar los valores que se están reportando.

 

 

Certificado Rectificatorio:

 

Es aquel que se emite cuando se requiere efectuar modificaciones a la información indicada en el original.

 

Al elegir esta opción, tendrá que indicar el Folio y el RUT de la Declaración emitida anteriormente, de tal forma que pueda ser asociado a la rectificación. Ambos antecedentes son propuestos por el sistema y pueden ser mantenidos o modificados.

 

 

A continuación, tendrá que seleccionar el botón Siguiente para continuar con el proceso y en la pantalla que se despliegue, mantener o modificar los antecedentes del Declarante conforme a sus requerimientos y continuar de la misma forma que se indicó para la declaración Original.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Envío de información al servicio de impuestos internos sii.

 

PASO 1: Menú: Servicios Online / Declaraciones Juradas / Declaraciones Juradas de Renta / Declaraciones juradas / Enviar o corregir por software

 

PASO 2: Debe ingresar el Rut y Clave de empresa o ingresar mediante firma electrónica.

 

PASO 3: Luego para enviar las declaraciones al SII debe Seleccionar el Menú Servicios Online“ y luego “Declaraciones juradas” – “Declaraciones juradas de Renta” – “Declaraciones juradas” – “Enviar o corregir por software”.